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A tutto meeting

Le riunioni possono essere uno degli strumenti più efficaci ed efficienti per sviluppare la comunicazione organizzativa, così come per prendere decisioni ragionate e condivise.

Se mal gestite, le riunioni possono diventare addirittura controproducenti sia da un punto di vista operativo, sia da un punto di vista motivazionale.

Vediamo insieme alcune caratteristiche della riunione e come questa possa essere un importante strumento operativo e strategico se gestita in modo efficace. Una riunione può essere un vero e proprio metodo di lavoro, una modalità di comunicazione, un mezzo di gestione dei rapporti con le persone. Per tutti questi motivi, organizzare e condurre una riunione in modo funzionale agli obiettivi che si pone è fondamentale per qualsiasi organizzazione.

 

La preparazione della riunione

Il successo di una riunione trova le fondamenta nella sua preparazione.

Quante volte ci è capitato di partecipare ad una riunione al termine della quale ci siamo resi conto della sua inutilità? Oppure, ancora peggio, quante volte una riunione è degenerata in una specie di babele in cui si è perso di vista il vero motivo per cui era stata indetta?

È quindi fondamentale capire quali sono gli “ingredienti” imprescindibili per permettere una conduzione efficace della riunione.

Avere chiaro l’obiettivo. Molte volte la riunione viene vista come la soluzione a tutti i mali, ma non è così. Talvolta si sentono frasi del genere: “Se c’è un problema, bisogna trovarsi attorno a un tavolo tutti insieme, e solo così si potrà trovare una soluzione”. C’è un fondo di verità in queste parole, ma tutto ciò è vero se ci si pone un obiettivo concreto e se ci si incontra solo ed esclusivamente per il suo raggiungimento. Non organizziamo riunioni che hanno troppe pretese; se ci sono più obiettivi, è difficile che un’unica riunione riesca a centrarli tutti.

Definire l’ordine del giorno. Quando si è deciso il motivo per cui ci si riunisce, è indispensabile decidere quali siano i vari aspetti della questione che si vogliono affrontare, individuando anche dei sotto obiettivi. Questa attività è di fondamentale importanza per tre ragioni principali:

• si riesce a stimare con una certa precisione quanto dovrà durare l’incontro;

• c’è maggiore chiarezza sulle persone da far intervenire, infatti, la trattazione di un argomento specifico può richiedere il contributo di una determinata competenza;

• avere un documento che ricorda gli argomenti da trattare aiuta a non allontanarsi dal tema in oggetto.

Decidere i partecipanti. Come si accennava al punto precedente, è necessario valutare con attenzione chi deve partecipare a una riunione. Quest’ultima non è una festa di compleanno alla quale qualche volta si invita anche la vecchia zia un po’ antipatica che, altrimenti, si offenderebbe. Una riunione è una modalità di lavoro, e quindi, chi vi partecipa deve essere produttivo e contributore, oppure deve trarne vantaggio in termini di informazioni che, attraverso altri canali, non otterrebbe con la stessa efficacia, o con lo stesso livello di precisione.

Perciò, è importante decidere con attenzione chi deve essere convocato, senza paura di offendere nessuno per il fatto di venire coinvolto oppure no.

Strutturare il materiale a supporto. In considerazione del tipo di riunione, saranno più o meno indispensabili i materiali di presentazione degli argomenti trattati. È chiaro che, se l’obiettivo della riunione è l’approvazione di un progetto, sarà necessario fornire a tutti i partecipanti la documentazione relativa; diversa invece sarà la situazione in cui una riunione venga indetta per trovare la soluzione a un problema. In qualsiasi caso, è importante presentarsi all’incontro con materiale strutturato e organizzato, con documentazioni riprodotte in numero adeguato ai partecipanti invitati, con dati esatti e aggiornati.

Organizzare gli aspetti logistici. Perché una riunione sia efficace, è necessario che i partecipanti si trovino a loro agio e abbiano a disposizione tutti gli strumenti utili per prendervi parte in maniera attiva.

È necessario definire con attenzione i seguenti aspetti:

• data e ora. Se è una riunione interna all’ufficio, questa scelta sarà più semplice perché, molto probabilmente, si è già in possesso delle informazioni necessarie per prendere la decisione adeguata. Se tra i partecipanti vi sono persone con particolari situazioni contrattuali (ad esempio personale part-time o in smart working), teniamone conto. Se la riunione coinvolge anche persone esterne al nostro ufficio, può essere molto apprezzato dai partecipanti chiedere una disponibilità di massima su una soluzione di calendario ancor prima di procedere con le convocazioni. Attenzione che, quando parliamo di ora, è bene non riferirsi solo a quella di inizio, ma anche a quella di termine dell’incontro. Anche questa indicazione aiuterà i partecipanti a pianificare meglio il loro tempo, sia in fase di programmazione dell’agenda, sia durante la riunione stessa;

• luogo. L’ambiente della riunione deve essere adeguato alle attività che si intendono svolgere. Servono delle infrastrutture tecnologiche?Serve una lavagna, della cancelleria? Bisognerà collegarsi tramite telefono o videoconferenza con qualche partecipante a distanza? Bisognerà connettersi a internet? Se le risposte a queste domande sono affermative, è necessario dotare la sala scelta di tutto ciò che serve allo svolgimento dell’incontro; se inoltre si prevedono proiezioni di filmati o slide, è bene verificare la posizione delle finestre rispetto allo schermo e, nel caso in cui la luce potesse causare qualche problema, è meglio informarsi in anticipo su come poter oscurare i vetri.

Anche le dimensioni della sala non sono da sottovalutare: una stanza troppo grande per pochi ospiti sembrerà eccessivamente austera e dispersiva; per contro, un assembramento di persone in una saletta piccola, dove non c’è spazio sufficiente per tutti, creerà ancora maggior disagio. In questo secondo caso, può intervenire anche un fattore di ordine fisico, in quanto una cattiva aerazione e un sovraffollamento del locale creano mal di testa e senso di oppressione.

È importante anche la scelta del tavolo. Se la riunione è fatta tra persone alla pari, andrà benissimo un tavolo rotondo. Se all’incontro deve partecipare un responsabile, sarà meglio utilizzare un tavolo ovale, in cui si può anche fisicamente individuare un vertice. Tra tavoli con o senza spigoli, è sempre meglio preferire quelli senza, che non relegano nessuno alle estremità.

In base alla provenienza dei partecipanti, potrà inoltre essere utile organizzare eventuali zone di parcheggio per le auto.

Se la riunione è a distanza, verifichiamo che tutti i partecipanti possano collegarsi alla piattaforma selezionata; invitiamo i partecipanti stessi a scaricare l’ultimo aggiornamento del software disponibile e a scegliere una postazione in cui possano garantire a loro stessi il massimo comfort e alla riunione la massima riservatezza possibile.

Convocare i partecipanti. Quando sono stati definiti tutti gli aspetti che abbiamo appena preso in considerazione, è necessario convocare i partecipanti. Le convocazioni dovranno partire in tempo utile perché chi le riceve abbia l’opportunità di organizzarsi. È bene che in allegato alla convocazione venga spedito anche l’ordine del giorno e l’eventuale documentazione di cui è necessario che i partecipanti prendano visione prima di incontrarsi.

La convocazione dovrà essere chiara in termini di data, luogo e ora previsti, con indicazioni aggiuntive (se necessarie) in merito a possibilità di parcheggi e mezzi di comunicazione utili per raggiungere la sede dell’incontro. Dovrà inoltre essere indicato anche un recapito telefonico o di posta elettronica al quale fare riferimento per richiedere informazioni, oppure per comunicare eventuali indisponibilità. Se si ritiene che la presenza di tutti i convocati sia indispensabile affinché l’efficacia della riunione sia garantita, può essere utile richiedere una conferma della partecipazione.

Preparare la sala. Decidere quale sala utilizzare e procurare tutti i supporti necessari è importante, ma non sufficiente a scongiurare inutili rischi di inefficienza. È necessario anche preparare la sala prima che la riunione abbia inizio.

Soffermiamoci su queste ultime parole: “Prima che la riunione abbia inizio”. Questa definizione non significa che, se la riunione avrà inizio alle 15, alle 14:50, mentre già i primi convocati stanno arrivando, noi ci aggiriamo nervosamente per la sala con un cavo di alimentazione in mano alla spasmodica ricerca di una presa elettrica.

Prima che la riunione abbia inizio” significa, nell’ipotesi appena descritta, che durante la mattina precedente all’incontro, siano state effettuate specifiche attività:

• il controllo che tutto quanto è stato richiesto sia effettivamente piazzato e funzionante;
• la verifica (in caso di comunicazioni in videoconferenza) che i collegamenti siano attivi;
• il controllo della disponibilità di una minima dotazione di acqua e bicchieri;
• l’organizzazione di un coffee break (se la riunione supera le due ore).

Molti di voi si chiederanno se sia veramente necessario presidiare tutti questi aspetti prima di una qualsiasi riunione. È chiaro che un incontro operativo tra colleghi di uno stesso ufficio sarà più informale rispetto ad una riunione strategica che vede coinvolte persone provenienti da strutture diverse dell’azienda, o addirittura rappresentanti di aziende diverse. Non bisogna comunque mai sottovalutare questi aspetti, perché una riunione è sempre un momento importante, che vede coinvolte molte risorse produttive dell’azienda e non deve mai essere vanificata.

È perciò necessario conoscere gli aspetti, le opportunità, le insidie presenti in ogni attività organizzativa e relazionale all’interno dell’azienda; solo conoscendoli è possibile decidere con cognizione di causa le soluzioni più funzionali alla specifica situazione, all’obiettivo che ci si è posti, alle relazioni e al tipo di rapporti che intercorrono tra le persone.

 

La gestione della riunione

Veniamo ora alla riunione vera e propria. Tra le tante responsabilità di chi organizza, ve n’è una fondamentale che è di pertinenza anche dei partecipanti: la puntualità.

Nella nostra cultura latina, il valore della puntualità non è mai stato tenuto in alta considerazione, ma ora, con l’aumentare sempre più consistente dell’integrazione culturale, sociale ed anche economica tra i vari paesi, sempre più spesso capita di partecipare a riunioni dove si incontrano persone che provengono da paesi diversi, o che comunque hanno una formazione più cosmopolita.

La puntualità non è solo una dimostrazione di rispetto per gli altri, è un modo di gestire al meglio il proprio tempo; è un’esigenza aziendale, perché essere riuniti intorno a un tavolo ad aspettare un ritardatario per poter iniziare una riunione, non è un costo per l’azienda, è una perdita.

Se la riunione è organizzata online, può essere utile chiedere ai partecipanti di collegarsi qualche minuto prima dell’ora di avvio, in modo da avere il tempo di gestire le fasi tecniche necessarie al perfezionamento della connessione.

 

Obiettivi e modalità di conduzione della riunione

Entriamo ora nel merito della riunione. Nel momento in cui la si avvia, c’è una fase di accoglimento, identificazione e presentazione dei partecipanti.

Iniziare i lavori in un clima disteso e accogliente permette alle persone di sentirsi maggiormente a proprio agio ed esprimere con serenità idee e proposte; tutto ciò favorisce l’esito positivo dei lavori.

Per garantire un inizio di riunione corretto, è indispensabile che tutti si conoscano tra loro. Se così non è, si deve permettere a tutti di presentarsi, di definire il proprio ruolo, le competenze e chi eventualmente rappresentano nella specifica situazione. Può essere molto utile preparare dei cavalierini da tavolo che riportino il nome e il ruolo di ogni partecipante.

Chi ha organizzato la riunione dovrà iniziare le attività con un riepilogo sintetico, ma chiaro, delle indicazioni principali: l’obiettivo, l’ordine del giorno, la durata prevista e le modalità di svolgimento dell’incontro.

È responsabilità di chi conduce i lavori definire le modalità di intervento nel dibattito. Le regole dell’interazione tra i componenti del gruppo dipendono dal tipo e dagli obiettivi della riunione.

Alcune di esse hanno l’obiettivo di informare; altre invece devono coinvolgere e motivare i partecipanti a fare determinate azioni; vi sono poi riunioni che si pongono lo scopo di progettare e pianificare attività; altre che invece devono trovare la soluzione a problemi, o nuove idee per un’azione commerciale.

Il tipo di obiettivo determina lo stile e le dinamiche dell’evento.

Riunioni per informare. Normalmente sono riunioni molto strutturate, condotte da una persona che ha la responsabilità del gruppo, dell’attività, o del progetto di cui si tratta. Prevedono di norma un momento espositivo, di solito accompagnato dalla distribuzione di materiale, seguito da uno spazio a disposizione dei partecipanti, durante il quale è possibile rivolgere domande o chiedere approfondimenti.

Riunioni per coinvolgere e motivare. Sono momenti molto importanti per il coinvolgimento di un team di lavoro. Di solito questi incontri sono gestiti dal capo diretto dei partecipanti; durante queste riunioni può esserci un momento informativo/razionale, seguito da una parte in cui ha il sopravvento una comunicazione di carattere più emotivo. È proprio in questa seconda fase che vengono trattati gli aspetti relazionali della vita del gruppo e si pongono le basi per rendere possibili le prospettive di successo del progetto o dell’attività.

In questo caso, la partecipazione attiva degli intervenuti è meno rilevante rispetto al ruolo che riveste chi conduce l’incontro.

Riunioni per progettare e pianificare. Di solito, queste riunioni sono condotte dal capo progetto che espone gli obiettivi e l’ordine del giorno. In questo caso, i partecipanti devono già essere al corrente degli sviluppi della situazione di cui si parla e perciò, questa prima fase di lavoro può essere abbastanza veloce.

Durante lo svolgimento di incontri di questo tipo, il contributo dei partecipanti è molto specialistico, in quanto si riferisce alle specifiche competenze che ognuno apporta al progetto. Quindi, se l’ordine del giorno prevede di affrontare temi diversi, può essere utile passare la parola a chi presidia direttamente il primo argomento in oggetto.

Riunioni per creare idee o soluzioni. Sono riunioni altamente creative, in cui non è richiesta, anzi è sconsigliata una forte strutturazione degli interventi. Dopo una breve introduzione da parte di chi avvia l’incontro, viene lasciata la parola ai partecipanti che, liberamente, pur se con metodo, offrono il loro contributo.

Nelle riunioni formali, e anche in tutte quelle riunioni in cui vengono prese decisioni operative, è importante che sia identificata tra i partecipanti una persona che prenda nota degli interventi e delle decisioni concordate. Sulla base degli appunti presi, si stilerà un verbale della riunione che verrà successivamente sottoposto a tutti i partecipanti per presa visione e approvazione dei contenuti. Il verbale della riunione diventerà un documento condiviso, sulla base del quale ognuno imposterà le attività di propria competenza.

 

Buone riunioni, ottimi risultati

Organizzare, preparare e gestire in modo ineccepibile una riunione non è un inutile esercizio di perfezionismo. Si tratta di porre basi concrete e solide per raggiungere i risultati della nostra attività.

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