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L’agenda non è un Tetris

Quando le righe non bastano

Hai mai giocato a Tetris? È quel passatempo che ci sfida a incastrare alla perfezione i mattoncini colorati che scendono dall’alto, con lo scopo di riempire le righe e occupare il minor spazio possibile.

Può essere divertente, all’inizio; poi la velocità di discesa dei mattoncini aumenta sempre più fino a spingerci in una gara forsennata contro queste figure colorate che si ammassano disordinatamente senza lasciarci il tempo di sistemarle a dovere. E, a un certo punto… Game Over!

Qualche volta, le nostre agende subiscono lo stesso destino; gli impegni si affastellano disordinatamente tra le righe riempiendo tutti gli spazi possibili e decretando impietosamente il fallimento della nostra giornata.

Usare bene l’agenda è la rappresentazione grafica dell’usare bene l’organizzazione dei nostri impegni. Una giornata in cui non abbiamo neppure il tempo di respirare tra un appuntamento e l’altro, è sicuramente il primo passo verso lo stress, la frustrazione e il senso di inadeguatezza.

Il ruolo e l’agenda

Quanti ruoli agiamo nella nostra vita? Innumerevoli. Alcuni di essi riguardano la nostra professione, altri la nostra vita personale e sociale, altri la nostra vita affettiva.

Quante persone si occupano di così tanti ruoli? Una! Siamo sempre noi a vestire, in base alle situazioni, i panni del manager, del fornitore, del cliente, del genitore, del figlio, del socio di un particolare club, dello sportivo, e così via.

Ciò significa che la nostra giornata deve poter accogliere gli impegni che derivano da tutti questi ruoli, perciò, la nostra agenda sarà una; non ha senso, come talvolta capita di vedere, segnare gli impegni in agende diverse in base a quale sfera della nostra vita viene interessata. Il rischio è di trovarsi a colloquio con l’insegnante della figlia, mentre ci sta aspettando il dentista nel suo studio, e un nostro collaboratore è in attesa, nel nostro ufficio, per un colloquio che aveva richiesto con noi.

Tutte le attività, tutti gli appuntamenti e tutti gli impegni devono trovare posto tra le righe di una sola agenda.

Metà pagina può bastare

Quando le nostre giornate sono piene zeppe di cose da fare, la soluzione non è scrivere piccolo, o scegliere agende sempre più grandi.
Le ore a disposizione sono sempre le stesse; riempire a dismisura il nostro tempo è pericoloso per la nostra efficacia, per la nostra efficienza, per la qualità della nostra vita e, soprattutto, per il nostro benessere, sia esso fisico o psicologico.

Metà pagina della nostra agenda può e deve bastare. “Bella frase!” puoi pensare mentre leggi queste righe. “Posso anche scrivere meno, ma le cose da fare rimangono sempre le stesse!”.

Significa allora che bisogna trovare una soluzione organizzativa per permetterci di ottemperare ai nostri impegni. Qualche idea in proposito: delegare, imparare a dire qualche no, curare riposo e alimentazione per essere più carichi di energia e più focalizzati (se stiamo guidando e abbiamo fretta, non rinunciamo a fare benzina per risparmiare tempo), eliminare qualche impegno non strettamente necessario.

I sassi grossi

Partiamo da una storiella che, forse, già conosci.
Un professore, in piedi davanti alla sua classe, prese un grosso vaso vuoto e cominciò a riempirlo con dei sassi.

Una volta fatto, chiese agli studenti se il contenitore fosse pieno ed essi risposero di sì.

Allora, tirò fuori una scatola piena di ghiaia, la versò dentro il vaso e lo scosse delicatamente. Ovviamente la ghiaia si infilò nei vuoti lasciati tra i vari sassi.

Ancora una volta il professore chiese agli studenti se il vaso fosse pieno ed essi, ancora una volta, dissero di sì.

Allora egli tirò fuori una scatola piena di sabbia e la versò dentro il vaso. Ovviamente la sabbia riempì ogni altro spazio vuoto lasciato e coprì tutto.

Ancora una volta il professore chiese agli studenti se il vaso fosse pieno e questa volta essi risposero di sì, senza dubbio alcuno.
Allora il professore tirò fuori, da sotto la scrivania, due lattine di birra e le versò completamente dentro il vaso, inzuppando la sabbia. Gli studenti risero.

“Ora,” disse il professore non appena svanirono le risate, “voglio che voi capiate che questo vaso rappresenta la vostra vita. I sassi sono le cose importanti, quelle che danno significato alla vostra vita, personale e professionale; gli impegni che non possono essere rimandati, gli appuntamenti non procrastinabili, i progetti strategici, gli affetti, le vostre grandi passioni, la vostra salute. La ghiaia rappresenta le attività meno importanti, quelle che sono ugualmente utili, ma non determinano il successo e la soddisfazione della vostra vita. Poi c’è la sabbia, che può essere ricondotta a tutte le altre piccole incombenze della giornata; si insinua nei piccoli interstizi e colma il vaso. Come vedete, c’è stato tutto, l’importante è iniziare dai sassi grossi, perché se mettete prima la ghiaia e la sabbia, per i sassi grossi non c’è più posto. Peccato che erano le cose importanti da fare…”.

Gli studenti ascoltarono la spiegazione con grande interesse, annuendo per aver compreso il significato profondo dell’esperienza che il professore aveva proposto.

“È importante aver ben chiaro quali sono le cose veramente importanti e iniziare da quelle” continuò il docente. “Organizzate il vostro tempo scegliendo con cura le priorità”.

Una studentessa, allora, alzò la mano e chiese al professore cosa rappresentasse la birra.

Il professore sorrise.

“Sono contento che me l’abbia chiesto. Era giusto per dimostrarvi che non importa quanto piena possa essere la vostra vita, perché c’è sempre spazio per un paio di birre!”.

Questo divertente racconto ci ricorda che in agenda dobbiamo prima di tutto inserire gli impegni importanti, quelli che non possiamo dimenticare, o annullare, e neppure delegare. Dopo viene il resto.

Usare l’agenda con metodo e rigore, ci aiuterà a essere più efficienti, a essere più sereni nell’affrontare i nostri impegni e a vivere con maggiore soddisfazione la nostra vita.

La programmazione settimanale

Una volta alla settimana, può essere la domenica sera o il lunedì mattina, dedica mezz’ora a fare il bilancio dell’agenda della settimana appena terminata. Hai fatto tutto? Qualcosa deve essere riportato alla nuova settimana? Se è così, riposiziona gli impegni persi, così che non li dimentichi; individua quindi quali saranno “i sassi” della settimana entrante, segnali in agenda usando una evidenziazione di qualche tipo (può essere un grassetto, una sottolineatura, un codice cromatico), valuta il peso – in termini di tempo, di impegno, di energia fisica e mentale – di questi sassi e predisponi in agenda non solo il tempo dell’impegno, ma anche quello per la preparazione.

Definisci anche buona parte della ghiaia, almeno quella più significativa, e decidi come gestirla. Puoi delegare qualcosa? Puoi convertirla in un’attività più veloce?
Segna gli impegni in agenda in modo che si distinguano chiaramente rispetto ai sassi.

Controlla ora l’agenda e verifica che non ci sia l’effetto Tetris; se così fosse, analizza la situazione e impegnati per trovare una soluzione organizzativa. È inutile ripetersi: “Non ci sono soluzioni: devo fare tutto!”; noi non possiamo dilatare il tempo: quando il vaso è pieno, non abbiamo più spazio, quindi è necessario trovare soluzioni alternative.

Sabbia e birra non devono essere presenti in agenda. Se ci rendiamo conto che la sabbia deve entrare assolutamente nella pianificazione dell’agenda, vuol dire che non è sabbia; bisogna riconsiderare le priorità.

Un’attività per la tua agenda

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Ti aspettiamo!

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